När du driver eget kan samarbeten med andra soloprenörer vara guld värt. Det bästa är att du kan välja helt själv – du jobbar med de du vill, när du vill. Oavsett vem du samarbetar med så finns det vissa saker som är bra att tänka på från ett juridiskt perspektiv. UNQUO samarbetar med Lexly, och vi tog ett snack med deras jurist Linda Ljunggren Syding för att prata om vad hon tycker är grunden till lyckade samarbeten, nämligen avtal.

Att skriva avtal kan låta så stort. Det är något som lätt kan kännas krångligt och läskigt. Det kan dessutom verka helt onödigt vid samarbeten med bekanta eller de du känner väl. Då kan det rentav bli obekvämt att börja prata om att skriva avtal, ni litar ju redan på varandra.

Ja, man vill gärna kunna säga att om parterna känner varandra väl så behövs inte något avtal. Men det handlar inte bara om att kunna lita på varandra, utan om att vårda relationen – och det är faktiskt här juridiska avtal kommer in. “Avtal” blir lätt ett tungt begrepp som många ryggar för, med de förväntningar som kan uppstå vid ordvalet. Linda Ljunggren Syding, jurist på Lexly, tycker att det inte behöver vara så.

– Om man istället skulle kalla det en “checklista” så skulle alla vilja göra det – en checklista så vi vet vad vi är överens om. Det är det jag vill utmana! Det heter avtal, men det är ett användningsområde som är så mycket större. Ett avtal blir lite av en projektplan för själva samarbetet.

Att skriva avtal handlar om att vara professionell, och att skydda båda parter. Det är inte bara något man skriver för att kunna använda som bevis vid en tvist, utan som ett hjälpmedel för samarbetet. Det är ett verktyg, som förtydligar vad ni behöver komma överens om för att undvika konflikter framåt. Att skriva avtal handlar om att vara omtänksam och visa att relationen är viktig.

– Om den här relationen är viktig, så visa att du investerar i den. Tydliggör vad det handlar om. Det är den rollen avtalen ska spela – det ska inte vara något jobbigt måste som ligger vid sidan av allt. Det ska vara ett integrerat verktyg i företagandet för att lyckas och bygga bra relationer.

Att starta upp en samarbetsprocess kan delas upp i flera steg och olika slags avtal. Beroende på vad ni har för samarbete kan det handla om sekretessavtal, samarbetsavtal eller konsultavtal. Om ni delar kunddata är personuppgiftsbiträdesavtal superviktigt. Så vilket avtal gäller för ditt samarbete? Och vad händer om någon bryter överenskommelsen?

Här kommer Lindas steg-för-steg-tips för nya samarbeten:

  • Som ett första steg kan det redan när ni börjar diskutera ett samarbete vara bra att använda ett sekretessavtal, eller engelskans NDA (non-disclosure agreement) som det ibland kallas. Det visar för andra att du skyddar det som är viktigt för din verksamhet och ger en tydlig signal om att du har respekt för ditt nätverk. När ni sedan väl skriver ett avtal bör det finnas med en sekretessdel, men vänta inte till dess med att ta upp hur ni ska hantera känslig information.
  • Steg två handlar om att ringa in vad ni ska göra tillsammans. Vilka mål ni har, vem som ska göra vad, vilka som är kontaktpersoner och när saker ska göras. Sätt upp allt det i ett samarbetsavtal, med förväntningar och vad ni vill åstadkomma. Ni behöver inte lägga in alla detaljer i avtalet, men se det som en checklista som ni kan återvända till under projektet. Det viktigaste är att ha med målsättningar så att ni har samma idé om vad som ska göras – annars blir det lätt att det under projektets gång visar sig att man har olika tankar.
  • Som ett tredje steg, fundera på vad det är för förhållande ni ska ha till varandra. Är det ett samarbete, eller hyrs den ena av er in som konsult? Kan det bli diskussion om vem som äger resultatet? Om ni köper tid av varandra som konsulter ska ni ha ett konsultavtal. Se till att sätta upp samarbetet så att det inte kan uppfattas som en anställning, för då kan ni vara tvungna att betala arbetsgivaravgifter och semesterersättningar. Det här löser ni enkelt genom att skriva in i avtalet att ni har ett stort mått av självständighet, till exempel att ni har egna datorer och är fria att ta andra uppdrag. Undvik att låsa in varandra eller ha en överenskommelse som inte tillåter att ni pratar med konkurrenter.
  • Till slut är det viktigt att komma ihåg GDPR. Om du ska ingå ett samarbete där ni delar kunddata så måste ni upprätta ett personuppgiftsbiträdesavtal, med ett tydligt ansvar för personuppgifter. Om du ska dela med dig av sådana uppgifter till någon annan måste du försäkra dig om att den andra parten tar samma ansvar för personuppgiftshanteringen som du själv har lovat dina kunder. Det här kan bli väldigt dyrt om du missar.

Så vad händer om en part bryter vad ni har kommit överens om? Om du tycker att den du samarbetar med har gjort det, börja med att prata. Våga ta snacket även om det känns jobbigt. Om ni efter det ändå är låsta i situationen kan det vara läge att prata med en jurist för att få en bild av vad du har för möjligheter och vad som står på spel, och för att komma fram till om det finns mjukare vägar till en lösning än att gå till domstol. Ta ett första möte med alla tillsammans och försök medla med hjälp av jurist. Om det inte fungerar, och man inte har något om tvist inskrivet i avtalet, så kan man lämna in en stämningsansökan till domstol. Även där är avtalet centralt vid bedömningen.

Många små företag gör dock misstaget att de skriver på standardavtal med större företag. I sådana finns nästan alltid en klausul som handlar om tvist, och många företag säger att tvist ska avgöras genom skiljeförfarande. Det är jättedyrt. Har du skrivit på ett sådant avtal kan du som soloprenör hamna i en återvändsgränd om du inte har råd. Så se till att tvist ska avgöras i allmän domstol.

I slutändan kan juridiken kännas avskräckande – men låt varken avtal eller juridik vara ett hinder, utan se det som ett hjälpmedel.

– Jag ser bara fördelar med samarbeten – the more the merrier. Vi är i en tid när ensam inte är stark, inte på något sätt. Det är när vi kan skapa mervärde för vår gemensamma målgrupp som vi når ut och fram till våra kunder.

Samarbeten kan vara en guldgruva med perspektiv där ni kan lära av varandra, komplettera varandras kompetenser och lägga färre resurser på att nå ut till samma målgrupp. Tillsammans kan ni skapa mervärde för samhället, kunderna, dig själv och affären. Se bara till att ha ett avtal som en stadig grund att utgå från.

– Gör samarbeten, och gör dem proffsiga. Minimera riskerna. Men fokus ska alltid ligga på vad det är för värde vi kan skapa tillsammans. Sen tar man riskminimeringen i nästa steg.

Behöver du hjälp med juridiken? Hos Lexly skriver du enkelt avtal själv online eller tillsammans med jurist. Dessutom får du alltid ett inledande samtal med jurist, helt kostnadsfritt.

Boka ditt kostnadsfria inledande samtal med jurist hos Lexly här.